La Alianza Regional por la Libre Expresión e Información, una coalición de 23 organizaciones no gubernamentales de 19 países de América, entregó 46 mil 500 dólares a la Fundación Violeta Barrios de Chamorro para que organizara una reunión de dos días en Managua.
El evento denominado la X Reunión de la Alianza Regional por la Libre Expresión e Información se realizó en un hotel exclusivo de Managua y contó con la participación de diez invitados co todos los gastos pagados hasta en los más mínimos detalles.
La Alianza Regional por la Libre Expresión e Información tiene su sede en Uruguay y cuenta con el respaldo económico de varias agencias de Estados Unidos y Europa, especialmente Open SocietyFoundation (OSF), la que dirige el magnate George Soros, un multimillonario y especulador financiero estadounidense de origen judío.
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ANEXO I
Términos de Referencia
Dentro del marco estratégico de las actividades de la Alianza Regional por la Libre Expresión
e Información, la organización FUNDACION VIOLETA B» DE CHAMORROI (en adelante
«FVBCH») y la Alianza Regional por la Libre Expresión e Información, convienen en que
FVBCH organizará con elseguimiento y apoyo de la Secretaría Ejecutiva, la X Reunión de la
Alianza Regional por la Libre Expresión e Informacíón (en adelante la «Alianza Regional») a
llevarse a cabo en la ciudad de Managua, Nicaragua, entre los días LLy L2de Junio de 2015,
de acuerdo a los siguientes términos de referencia:
Antecedentes
1. En el marco del Contrato de donación con cargo firmado entre LA Alianza Regional
y FVBCH, celebrado el día 24 de Marzo de 2OL5, con el objetivo de fortalecer la
institucionalidad de la Alianza Regional por Libre Expresión e Información y a las
organizaciones de la sociedad civil que la integran en las Américas.
1′. Considerando que la Alianza Regional es una organización internacional sin fines de
lucro, con personería jurídica otorgada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de
la República Oriental del Uruguay, cuyo objetivo es fortalecer las capacidades y
conocimiento de sus organizaciones miembros para realizar intervenciones
tendientes a mejorar las condiciones de Acceso a la Información y Libertad de
Expresión en sus países y la región de las Américas.
2. Que la Alianza Regíonal facilita la presencia y participación de las organizaciones
miembros en los escenarios regionales e internacionales. Así como también,
propicia la cooperación y el intercambio de experiencias y conocimiento entre las
organizaciones miembros, a fin de fortalecer su liderazgo local y/o regional en
materia de libertad de expresión y acceso a la información;
3. El desarrollo de este contrato entre la Alianza Regional y FVBCH estará bajo la
supervisión y dirección de su Secretaría Ejecutiva, a cargo de Moisés Sánchez,
responsable de la implementación de los objetivos del contrato entre la Alianza
Regional y Open SocietyFoundation (OSF).
4. El objetivo general de este contrato es la organización y coordinación de la X
Reunión de la Alianza Regional por la Libre Expresíón e Información a llevarse a
cabo en la ciudad de Managua, Nicaragua, entre los días LLy t2 deJunio de 2015.
Obietivo
El propósito de este convenio consiste en la prestación de los servicios operativos de parte
del FVBCH para la organización, asistencia y logística a ser brindados en el marco de la
Reunión de la Alianza Regional. Esta actividad y los servicios ofrecidos por FVBCH tendrán
lugar en el marco de la reunión anual a celebrarse entre los días LLy L2 de Junio de 2015
en la ciudad de Managua, Nicaragua.
Actividades
Este contrato con FVBCH tiene como objetivo cumplir con la realización de la X Reunión de
la Alianza Regional. La misma tendrá una duración de tres días. El primer día (10 de Junio),
estará dedicado a las reuniones previas de los Comités Ejecutivo, de Selección y Temático,
El segundo día (11 de Junio), se realizará la primera jornada de la Reunión Anual, dedicada
al debate de Fortalecimiento lnstitucional. El tercer día (12 de Junio), se desarrollará la
segunda jornada y última de la Reunión anual, la que estará orientada a la planificación de
las agendas programáticas y elaboración del Plan de Trabajo Anual de la Alianza Regional.
En todos estos días, se dividirá la jornada en cuatro tiempos.
En el marco delobjetivo de este contrato, FVBCH desarrollará las siguientes actividades, sin
perjuicio de aquellas que, de acuerdo al avance deltrabajo, resulten necesarias para el logro
de estos objetivos:
Coordinación de la logística de pasajes aéreos y hospedajes de los invitados a la X Reunión
de la Alianza Regional, bajo la colaboración y supervisión de la Secretaría Ejecutiva en cada
una de las actividades, a saber:traslados de invitados y los representantes de la Secretaría
Ejecutiva, hospedajes, comidas, reuniones de trabajo, gestiones a desarrollarse los días los
días L1 y 12 de Junio de 2015 en la ciudad de Managua, Nicaragua.
Realización de la contratación y organización de todos los servicios que integran la agenda
de reuniones de trabajo y reuniones para la correcta ejecución de la X Reunión de la Alianza
Regional, incluyendo, pero sin limitarse, al alquiler de los insumos necesarios para las
reuniones tales como proyectoras, sistemas de amplificación, micrófonos y registro de
audio; reservas de salones y espacios necesarios del hotel para el desarrollo de todas las
actividades relacionadas con la X Reunión de la Alianza Regional, entre otros. El salón
deberá contar con capacidad para 30/35 personas, dentro del hotel seleccionado, con
estación de café por la mañana y por la tarde, durante todo el tiempo que dure las reuniones
de trabajo, al igual que bebidas para los participantes.
Se encargará de la logística de RESERVA y COMPRA DE PASAJES de cada uno de los invitados
señalados por la Secretaría Ejecutiva para la X Reunión de la Alianza Regional. Asimismo, se
encargará de la logística de estadía de los invitados en el hotel en Managua, Nicaragua.
Dicha tarea incluirá la reserva y compra de pasajes y logística de la estadía de los
representantes de la Secretaría Ejecutiva.
Organizará las cenas para los participantes de la Reunión Anual con sistema de menú fijo
en un lugar diferente al hotel donde será la jornada de trabajo.
Coordinará las agendas de viajes de cada uno de los invitados según el listado entregado
por la Secretaría Ejecutiva, asícomo los representantes de la Secretaría Ejecutiva, desde su
respectiva llegada a Managua, Nicaragua hasta su salida con regreso a su país de origen.
Para estos efectos, FVBCH se deberá comunicar directamente, al menos un mes antes de la
reunión, con todas las personas que participarán en la Reunión Anual, a fin de ofrecerles las
opciones de vuelo y estadía, y defínir la agenda de los participantes. En la escogencia de
opciones de vuelo, FVBCH deberá preferir aquellos que sean directos desde el lugar de
destino y hacia Managua, Nicaragua. De no ser esto posible, se dará preferencia aquellos
que tengan una sola parada.
En el marco de este contrato, FVBCH cubrirá el pago de los pasajes aéreos, hospedaje,
comidas, traslados, y salones durante los días programados según el listado de participantes
miembros de la Alianza Regional, que se adjunta a este contrato. El lugarseleccionado para
el hospedaje y reuniones debe ser un hotel de excelente categoría y reputación, FVBCH
coordinará y facilitará las condiciones para que el hotel proporcione el cobro
correspondiente a la estadía de aquellos invitados que asistirán porsu cuenta, asícomo la
estadía y manutención. La Secretaría Ejecutiva será la responsable de señalar qué invitados
están exentos de invitación cubierta en sus costos.
Sobre estos últimos, FVBCH no cubrirá estos costos, como tampoco la Secretaría Ejecutiva.
FVBCH se encargará de trasladar a todos los invitados desde el aeropuerto al Hotel y
viceversa, en las horas correspondientes a sus vuelos, y considerando la suficiente
antelación de arribo al terminal aéreo de acuerdo a las regulaciones locales de las aerolíneas
y condiciones de emigración y salida del país. Asimismo, FVBCH designará a uno o más
representantes para que reciba a los participantes en el aeropuerto el día de llegada, y
los acompañe el día de salida. Al momento de la llegada, dicho/s representantes deberán
tener un aviso con el nombre de la persona que arriba para efectos de identificación.
Modalidad de trabaio
La Secretaría Ejecutiva supervisará los detalles de cada uno de los elementos que integran
el plan de logística y organización de la reunión de la Alianza Regional.
Para el desarrollo de todas las actividades citadas en el apartado previo, se ha convenido
entre las partes la siguiente modalidad:
La Secretaría Ejecutiva proporcionará a FVBCH toda la información relacionada al número
de invitados para la X Reunión de la Alianza
cada uno de ellos: el nombre del contacto, el de la organización a la cual representa,
teléfono, dirección de correo electrónico y país. Siempre deberá ser copiada en las
comunicaciones la persona designada por la Secretaría Ejecutiva en la comunicación con los
miembros, con el fin que pueda asistir cuarquier inconveniente.
En la segunda semana de Abril, la Secretaría Ejecutiva enviará- conjuntamente con FVBCH
– la invitación a los participantes invitados y los pondrá en contacto y a disposición con la
Fundación Violeta Barrios de Chamorro para consultar con ellos sobre sus condiciones y
preferencias de viaje.
Al coordinar las agendas de viajes, FVBCH se comunicará con las personas que participarán
y ultimará los detalles. Deberá primeramente constatar la necesidad de visado para viajar
de cada uno de los invitados y notificarle a quienes lo necesitan para que hagan los trámites
con anticipación a la compra de los pasajes.
FVBCH deberá contratar un hotel para el alojamiento de los invitados con desayuno e
internet incluido en habitaciones y salones de trabajo, y los servicios adicionales gratuitos
que promueve el Hotel seleccionado; también reservar los restaurantes de los días fijados
de almuerzos y cenas; y contratar el servicio de traslados. Sobre los almuerzos y las cenas
podrán ser buffet o menú fijo en la medida que se garantice variedad de platos, alternativas
de comidas para vegetarianos, celíacos u otros menús especiales que se soliciten.
El día de llegada de todos los invitados (10 de Junio), FVBCH podrá realizar en vez de una
cena/ un cóctel o brindis de bienvenida con las personas que hayan llegado en un horario
estipulado. Así como también deberá contemplar algún servicio de comida para servicio a
la habitación o en el restaurante del hotel para quienes lleguen a última hora.
FVBCH presentará a la Secretaría Ejecutiva, cuando lo disponga, un informe de avance sobre
las reservas y contrataciones estipuladas para los efectos de coordinación y seguimiento de
las instancias preparatorias de la X Reunión de la Alianza Regional.
FVBCH contratará el salón para la Reunión de la Alianza, así como el contrato de los
materiales de audiovisual e impreso para trabajar en la Reunión de la Alianza, al igual que
el contrato con el servicio de catering para la estación de café durante las reuniones de
trabajo en los tres días de reuniones.
A más tardar el 10 de mayo de 2015, la Secretaría Ejecutiva enviará a FVBCH la agenda
tentativa temática para la XREUNION DE LA ALIANZA.
Al menos una semana antes de la llegada al país de los invitados, FVBCH hará llegar a cada
participante una copia electrónica de su agenda personalizada (con información de vuelo,
hotel, agenda de la reunión, lugar, teléfonos de contacto más importantes, entre otras). En
dicha comunicación también se informará a los participantes sobre sus condiciones de
/^
llegada a Managua, Nicaragua, quién los recibirá en el aeropuerto, cómo será eltransporte
hasta el hotel, entre otros.
La Secretaría Ejecutiva presentará dos días antes de la llegada de los invitados el material de trabajo, agendas personales elaboradas por FVBCH, boletos aéreos y toda
documentación para trabajar en la reunión en soporte tecnológico.
FVBCH asignará una persona que esté tiempo completo dedicada a la logística de la
reunión y que se convierta en el punto de contacto de los participantes en la misma para
cualquier pregunta o comentario, junto con un miembro de la Secretaría Ejecutiva. En
este caso la FVBCH a designado al señor Guillermo José Medrano.
FVBCH respetará en la programación de las actividades los horarios coordinados en la
agenda temática elaborada por la Secretaría Ejecutiva.
FVBCH no pagará consumos de habitacién de los invitados o participantes – incluyendo pero
sin limitarse- a servicio de minibar,llamadas telefónicas, alquiler de películas, entre otros,
tanto en la habitación del hotel como en elEussines Center. Deberá colocar una leyenda en
las agendas personales sobre este punto para notificarles a los invitados que correrá bajo
el costo del invitado.
En caso que estos costos se generen, los mismos deberán ser cobrados directamente por el
hotel a los respectivos huéspedes o invitados. De lo contrario, estos costos correrán por
cuenta exclusiva del hotel. Se recomienda a FVBCH solicitarle al hotelsobre la necesidad de
informar a los huéspedes estas condiciones al momento de su registro.
Plazo
La Fundación Violeta Barrios de Chamorro se compromete a trabajar en los objetivos de la
donación durante el término comprendido entre el 20 de Marzo de 2015 y el 20 de Junio
de 201-5.
Modo de pago
Para la ejecución de la Reunión de la Alianza Regional, la Secretaría Ejecutiva se
compromete a desembolsar a favor de La Fundación Violeta Barrios de Chamorro hasta
46.500 (cuarenta y seis mil quinientos ) dólares de los Estados Unidos de América. Este es
un contrato a precio fijo.
Este pago se hará mediante tres desemborsos, de la siguiente manera:
El primer desembolso de 30.225 (Treinta mil, doscientos veinticinco) dólares de los Estados
Unidos de América, representan el 65 % del monto total. Se efectuará a la firma de este
El segundo desembolso de 11.525 (once mil seiscientos veinticinco) dólares de los Estados
Unidos de América, se entregará a los 5 días antes de la realización del evento,
representando el 25% del total.
El tercer desembolso de 4.650 (cuatro mil seiscientos cincuenta) dólares de los Estados
Unidos de América, se entregará a los 2 días de la finalización del evento, representando el
10% deltotal.
En caso que surjan ajustes en los montos de dinero, que sean necesarios para la realización
del objetivo propuesto, previamente se deberá contar con la autorización de la Secretaría
Ejecutiva de la Alianza Regional y el importe autorizado será acreditado a la organización
FVBCH en la última entrega de dinero prevista. En caso que los gastos sean menores al
monto considerado en este contrato, la cifra del último desembolso será ajustada hasta lo
efectiva m ente gastado.
En caso que exista un cambio de sede de la reunión anual de la Alianza Regional será válido
este contrato en todas sus consideraciones en la nueva sede elegida. Elcambio de sede será
consensuada entre ambas partes de este contrato y con la autorización expresa de la
Secretaría Ejecutiva.
Al finalizar este contrato, FVBCH se compromete a presentar un informe de la actividad
desarrollada y un informe de rendición de gastos.